Abaixo segue um post muito bacana do Blog da Software com dicas importantes sobre licenciamento.

Muitas empresas ainda não dão atenção ao uso de software não licenciado em suas dependências, entre os principais motivos podemos destacar dois: O desconhecimento da necessidade de licenciamento ou ainda por acreditarem que não há fiscalização.

 Segundo o artigo 3º do decreto lei nº 4.657, “ninguém se escusa de cumprir a lei, alegando que não a conhece”. Vale então ressaltar: Qualquer software utilizado em uma empresa, ou que esteja dentro de suas dependências, é de responsabilidade da organização, sendo assim o desconhecimento sobre o fato não é uma justificativa.
Alguns gestores ainda desconhecem os benefícios de ter o software devidamente licenciado. Veja a seguir por que vale a pena entrar na legalidade e regularizar a situação de sua empresa.

Benefícios do Licenciamento de Software

Para qualquer software adquirido por sua empresa é necessária uma licença correspondente, exceto para os softwares gratuitos. Os motivos para se fazer esse licenciamento são os mais variados.
Em um ambiente corporativo, cada vez mais conectado, é comum o cenário onde são utilizados dispositivos móveis para diversas tarefas. Isso exige do departamento de TI a manutenção de uma internet estável e de alta velocidade, e assim são extraídos os seguintes benefícios dos software licenciados:

Atualização

Se o seu software for licenciado, você terá um contrato assinado com a prestadora daquele serviço e ela terá o dever de manter o seu software sempre em dia. Isso garante a correção contínua contra eventuais bugs que possam ocorrer, além de melhoramentos na fluidez e nas funcionalidades do software. Caso a empresa faça o lançamento de um software novo no seu portfólio, é usual que ela libere licenças de teste para os usuários que já sejam clientes.

Suporte

Ao trabalhar somente com software licenciado, você terá acesso a uma chave de identificação daquele produto/serviço. Isso possibilitará acesso aos meios de suporte oficial, afim de adaptar melhor o uso à sua empresa, utilizar portais e fóruns para tirar dúvidas e receber atualizações e correções contínuas.

Segurança

Um software licenciado foi pago, e por isso é um compromisso da empresa fornecedora mantê-lo seguro e protegido. Sendo assim, haverá um processo contínuo de revisões para minimizar os riscos de vírus e spywares que poderiam atingir as máquinas e atrapalhar o funcionamento da sua empresa.

OS PASSOS PARA O LICENCIAMENTO IDEAL

Até agora, observamos os benefícios de licenciar o software, mas como realmente usar da confiança e da tranquilidade proporcionadas? Se você busca esse caminho e deseja otimizar o licenciamento na sua empresa, veja 8 passos para fazê-lo da maneira correta:

1) Faça um levantamento de quais tipos de software tem na sua empresa:

Faça uma auditoria interna em todos os equipamentos que utilizam algum tipo de software, verifique quais são os programas instalados em computadores, notebooks, tablets e smartphones que estejam em propriedade da empresa. Descobrir onde estão os problemas e organizá-los é o primeiro passo para tomar as atitudes corretas.

2) Legalize sem estourar o orçamento: 

Caso o número de softwares não licenciados seja pequeno, adquira licenças adicionais e faça a remoção de cópias duplicadas ou ilícitas. Caso haja um grande número de irregularidades, avalie se os colaboradores realmente precisam dos softwares que possuem. Em alguns casos os colaboradores possuem acessos dos quais não necessitam e que acabam gerando gastos desnecessários.

3) Considere software Open Source: 

Software Open Source são aqueles que possuem o código aberto, ou seja, são livres para quaisquer usuários sem a necessidade da compra de uma licença. Alguns tipos de software que possuem funcionalidades muito simples, muitas vezes possuem um custo-benefício melhor, mas as necessidades sempre devem ser levadas em conta.

4) Considere Software SaaS (Software as a Service): 

Hoje é muito comum ver empresas optando por software em nuvem – os famosos SaaS –, os quais além de não dependerem de uma mídia física para instalação, podem ser utilizados em mais de um dispositivo. Basta apenas adquirir uma licença, geralmente cobrada mensalmente para sua utilização. Além de serem mais flexíveis e dinâmicos, possuem um custo-benefício superior aos convencionais.

5) Utilize software de monitoramento: 

É indicado que sua equipe de TI busque um software capaz de monitorar novas instalações realizadas pelos colaboradores da sua empresa. Busque um software confiável para monitorar esses movimentos, inclusive para saber se há o uso correto dos programas que a empresa já possui.

6) Crie uma política de software: 

Crie um manual de qualidade dentro da sua empresa, específico para o uso de software. Deixe claro ao seu colaborador as consequências da instalação de software inadequados ou ilegais nos dispositivos da empresa, busque informar como adquirir software legalmente e como solicitar o licenciamento de software à sua equipe de TI ou de Compras.

 7) Documente os usos: 

Proteja-se caso um usuário da sua empresa viole os termos de uso e a política de software. Elabore relatórios com as informações de todos os softwares que a empresa possui licenciamento e faça a publicação desse documento. Assim, você se exime ao não compactuar com a irregularidade.

8) Considere uma consultoria:

Caso a sua equipe de TI não possua conhecimento suficiente para executar esses passos de maneira correta, faça o uso de uma consultoria especializada. Ela poderá terceirizar esses serviços de documentação e monitoramento, além de garantir que você faça os investimentos corretos em licenciamento de softwares que serão realmente utilizados e que serão responsáveis pelo aumento da produtividade da sua empresa.

Não adie o licenciamento de software da sua empresa!

Vale lembrar que o uso de software ilegal é crime, de acordo com a Lei nº 9609/98. No entanto, não somente a legalidade deve ser alvo de sua preocupação como administrador. A gestão adequada do portfólio de software na sua empresa é uma tarefa fundamental para a redução de custos e o consequente ganho na eficiência.

Um exemplo de empresa ativa na fiscalização é a Microsoft. Desde 2013, ela está em contato com canais e parceiros para combater a pirataria dos seus produtos de software no Brasil. Tanto em capitais quanto no interior, empresas de pequeno e médio porte podem receber e-mails, comunicados ou ligações informando do recebimento de denúncias sobre a utilização do software da empresa de maneira irregular. Viu como vale a pena obter o licenciamento de todo tipo de software que usa e se legalizar?

Publicado por Gabriela Drumond em 17/ago/2016 20:23:25 – blog-br.softwareone.com | Software One

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