Caixinha ou FPP (Full-packaged product) se refere ao software licenciado embalado em caixa vendido através do canal de distribuição aos revendedores. O consumidor geralmente adquire o produto de um revendedor. Cada FPP geralmente contém uma licença por caixa, acompanhada de mídia e documentação, e destina-se a atender necessidades de baixo volume.

Licenciamento por Volume atendem as necessidades de organizações que adquirem várias licenças, mas não precisam de várias cópias da mídia e da documentação e não querem ter de manter um registro de inúmeros termos de licença de usuário final individuais.

A empresa onde você trabalha age sustentavelmente? E como ela adquiri softwares?

Durante um descarte de softwares antigos na empresa onde eu trabalho as questões acima ficaram, de certa forma, me incomodando.Já faz anos que mudamos a forma de adquirir softwares, mas com frequência encontro empresas e organizações que não observam as vantagens de adquirir softwares através de licenciamento por volume.

Ao adquirir um software certamente o primeiro fator a ser avaliado é o preço ou a forma como podemos adquirir este software. Apesar de inicialmente ser mais barato o software que compramos através de caixinhas, tende a longo prazo se tornar mais caro, além de gerar resíduos que acabarão indo para o lixo. Mesmo que os resíduos gerados sejam destinados corretamente para descarte,  se você trabalha em uma empresa que age sustentavelmente é importante analisar a forma como são adquiridos os softwares que você utiliza.

Observe na imagem ao lado quanto de lixo foi originado de uma compra de software por caixinhas. Na imagem há somente softwares da Microsoft anteriores ao Windows XP e ao Office 2000. Agora, imagine o volume de lixo que haveria se tivéssemos mantido o modelo de aquisição de softwares por caixinha. Teríamos um volume dez vezes maior do que o presente nas fotos. Isso por que hoje a empresa possui o dobro de computadores em relação a época que adquiria softwares por caixinha e considerado as novas versões de produtos Microsoft teríamos caixas de office 2003, 2007, 2010 e 2013, mais caixas de Windows de 7.

 Por que a compra de software caixinha se torna mais cara ao longo do tempo para a TI?

Quando você adquiri softwares por caixinha, você precisa controlar onde cada software foi instalado. Ao adquirir um software através de licenciamento por volume você terá apenas que controlar quantidade de softwares que estão em utilização na sua empresa. Imagine que quando você possui softwares por volume é possível automatizar processos de criação de novas máquinas, quando você possui as licenças individuais, você precisará autenticar individualmente cada instalação.

Outro ponto bem importante a ser observado é o direito de atualização e suporte. Muitas empresas oferecem juntamente com a venda de suas licenças por volume benefícios. No caso da Microsoft o conjunto de benefícios é chamado de Software Assurance.

Considerando o Office, no contrato Open License, se você colocar na ponta do lápis a necessidade de comprar e ao longo de 6 anos ter de atualiza-lo 3x o Licenciamento por Volume + Software Assurance, sairá mais barato do que a compra por caixinha. E ao longo destes 6 anos (3 de Licença e SA + 3 de SA), a qualquer momento você ou sua equipe de TI poderá atualizar o Office para quem desejar. Ao adquirir por caixinha, você somente poderá entregar uma nova versão se compra-lá.

Provavelmente a cada compra de uma nova versão, através da aquisição de caixinhas, horas e horas de conferência devem ser dedicadas a conferências de onde cada software foi instalado, o que será removido, o recebimento das novas caixinhas, instalação e ainda será feita a manutenção dos controles referentes a estas compras. Todo este tempo gasto com estas instalações e controles poderia ser investido pela TI na automatização de processos e ainda no aprimoramento e desenvolvimento da equipe com questões mais nobres do que ficar instalando individualmente software por software. Uma equipe de TI mais livre de atividades operacionais tende a ter um nível de produtividade maior, passa a se preocupar com questões estratégicas da área e da empresa como um todo, podendo em muitos casos se dedicar a diminuir custos.

Comprar software por caixinha também pode oferecer riscos ao setor de TI, uma vez que uma compra em grande quantidade não seja aprovada e o setor tenha de manter softwares desatualizados em seu estrutura. Quem trabalha com TI sabe que manter softwares desatualizados gera uma série de manobras de contorno para manter este software em operação e em muitos casos ainda pode deixar a estrutura de TI vulnerável.

O último ponto que eu quero destacar, em relação ao Licenciamento por Volume e o direito de Atualização de Softwares,é a possibilidade de poder entregar aos usuários uma versão atualizada dos softwares que eles utilizam. Dentre as frases mais desagradáveis que ouvimos na TI é: “Mas em casa eu já tenho a versão mais recente, por que não posso ter aqui na empresa”. Quando a TI pode trabalhar de forma proativa e não reativa tende a ter usuários mais produtivos e felizes.

Então, ao comprar software de caixinha, lembre-se muito do impacto negativo que irá gerar para a natureza, ao seu setor de TI e aos seus usuários. 😉