Recentemente, fazendo uma consulta ao Google sobre IT asset management (ITAM), encontrei dois excelentes artigos escritos pelo Helder Farias no portal da CIO e Administradores.

Para quem não tem familiaridade com SAM, HAM, ITAM e os benefícios que a aplicação e gestão destas práticas/metodologias podem trazer diretamente para o setor de TI e indiretamente para toda organização, estas são duas leituras recomendadas.

Abaixo segue um compilado dos dois artigos, para acessá-los na integra clique nos hyperlinks ao final do post.

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O Gerenciamento de Ativos de TI (IT Asset Management – ITAM) trata do ciclo de vida desses componentes, desde a aquisição até o fim do seu uso. Depende de processos e ferramentas que automatizam procedimentos manuais e se inicia a partir da coleta de dados de inventário, financeiros e contratuais em um repositório central. A integração desses dados permite um gerenciamento mais eficaz dos fornecedores, do portfólio de ativos de hardware e software e do desempenho destes durante todo o seu ciclo de vida.

Antes de tudo, é preciso ter em mente que ativos o gerenciamento deve considerar elementos físicos (desktops, notebooks, impressoras, switches, dispositivos móveis e todos os bens físicos ligados à rede), aplicações corporativas, bases de dados, contratos, manuais e documentos sobre procedimentos e toda informação armazenada que tenha valor para a organização, inclusive o recurso humano, ativo mais valioso de qualquer empresa. Se há dúvida sobre o que deve ser gerido, segundo a regra, ativo é “qualquer coisa que tenha valor para a organização”. É o que recomenda a norma ABNT NBR ISO/IEC 27002.

O segundo passo é capacitar corretamente os profissionais dos departamentos para extrair o máximo dessa gestão. Uma equipe eficiente entende o contexto da TI na empresa, as tendências tecnológicas e as particularidades da rotina da organização. Engajar a equipe em torno de objetivos comuns é uma das conquistas mais importantes na gestão de ativos.

O terceiro passo tem tudo a ver com o segundo: a facilidade de uso de uma ferramenta de gestão é característica importante a ser considerada para suportar adequadamente os processos adotados por uma organização.

Integração é o quarto ponto. Significa tornar as informações úteis visíveis ao dia a dia da equipe de TI e otimizar o tempo gasto pelos funcionários. A integração dos processos da gestão dos ativos com diferentes funções do ITIL, como o Service Desk, permite, por exemplo, que o registro de um novo ticket seja rapidamente associado a um ativo de hardware existente ou que se consulte o histórico de incidentes para um determinado ativo. Uma requisição de serviços pode determinar o fim do ciclo de um ativo e solicitar a aquisição de outro (na troca de componente defeituoso de um desktop, por exemplo).

A integração precisa ir além. Os processos que envolvem o gerenciamento das licenças de software, quando integrados ao Service Desk, possibilitam consultar as mudanças mais recentes de um ativo:

– os prazos a expirar e quanto a empresa deixou de gastar desnecessariamente ao aderir a licenças de antivírus para estações já aposentadas;

– ou aplicações licenciadas que estão instaladas em várias máquinas, mas foram utilizadas por um único profissional, desperdiçando espaço e recursos financeiros.

Ferramentas mais eficientes vão ainda além dessa integração e permitem monitorar o tempo de uso das aplicações, realizar suporte remoto integrado e aplicar patches de software em massa, ganhando ao poupar licenças desnecessárias e com vulnerabilidades, menor tempo de deslocamento até as máquinas dos usuários ou a sites remotos e com maior satisfação dos usuários.

Quando a gestão estiver com todos esses procedimentos alinhados, é preciso monitorar os resultados por período.

Deve também permitir que a equipe de TI possa gerar seus relatórios segmentados, conforme os processos adotados, que deem um diagnóstico completo de uso de recursos, hardwares, softwares, possibilidade de redução de custos com licenças, disponibilidade e tempo de indisponibilidade e chamados ao suporte.

A mensuração do sucesso na estratégia de gestão de ativos de TI deve ser baseada em indicadores consistentes, apesar de ser relativa e variar de empresa para empresa – o que torna ainda mais difícil a missão de provar se resultados do sistema de gestão compensarão o investimento.

Sobre inventários e levantamento de dados

No momento de aderir a uma plataforma ou política de gerenciamento de TI para ganhar em produtividade e economizar recursos, nem todos têm consciência de que nenhum projeto de gestão assertiva dos ativos da empresa deve começar sem que um inventário preciso seja totalmente concluído. Para saber como gerir o patrimônio, é preciso antes de tudo saber o que se tem, mas na ânsia de obter resultados que tragam retorno do investimento, há quem cometa o erro de não priorizar o início de todo o processo.

Este levantamento é essencial diante de uma realidade apontada pelo Gartner: com o crescimento dos recursos e plataformas, o volume de dados em ambientes corporativos deve crescer 650% nos próximos cinco anos, tornando a gestão cada vez mais complexa.

Dicas essenciais para priorizar o inventário dos ativos – sejam hardwares ou softwares – antes de qualquer outra iniciativa para gerenciamento dos sistemas:

1. Automatize o inventário

É quase impossível, na atualidade, produzir um inventário perfeito de uma empresa de pequeno, médio ou grande porte de forma manual.

Fatores como o dinamismo do mercado, a entrada e saída de funcionários (e usuários do sistema), a diversidade de plataformas de armazenamento de dados, os softwares utilizados e os modelos flexíveis de trabalho – home office, por exemplo, com ativos que ficam fora do escritório – impedem que se tenha uma visão 100% real do que a empresa possui. É preciso mapear de forma automática, por meio das ferramentas de gestão, todos os hardwares conectados na rede por IP, relacionar todas as aplicações instaladas em cada máquina e quem utiliza os dispositivos.

2. Softwares também são ativos

Inclua em seu inventário todos os softwares que utiliza, principalmente aqueles que demandam investimentos. Com este registro, é possível monitorar quais são mais ou menos utilizados, quando expiram as licenças, quais devem ser renovadas e quais delas podem ser eliminadas por não serem mais necessárias à rotina da empresa. Muitas companhias pagam mais do que precisam em licenças de softwares por desconhecerem a necessidade dos mesmos.

3. Mantenha seu sistema disponível para entrada manual de dados

É importante contar com o fator humano ao inventariar equipamentos eletrônicos que não estejam conectados à rede e, logo, não serão automaticamente registrados em sua ferramenta de gestão. É o caso de projetores, câmeras, televisores. Desta forma, esses são registros feitos manualmente na plataforma.

4. Crie uma rotina de atualização automatizada

Os dados do inventário precisam ser atualizados automaticamente e essa tarefa deve ser supervisionada pelo departamento de TI. Os gestores podem receber alertas sobre mudanças nas configurações dos ativos, ou alteração de usuário em determinada máquina, por exemplo. As mudanças no sistema, quando não monitoradas, podem gerar distorções e levam a tomada de decisões erradas para a TI.

5. Extraia informações relevantes de cada ativo

Mais do que saber qual é o modelo do equipamento x do departamento de Recursos Humanos, sua localização e outros dados gerais, registre todas as peculiaridades como: prazo para expirar garantia, sistema operacional, capacidade disponível, aplicativos instalados, descrição dos mesmos, etc. O mesmo vale para softwares. Ressalto que é importante agregar ao sistema de gestão catálogos de produtos que já inserem as descrições das versões oficiais de cada programa, padronizando corretamente os dados de acordo com os disponibilizados pelos fabricantes dos produtos. Assim fica mais fácil fazer qualquer atualização de sistema posteriormente.

6. Gere relatórios customizados de uso dos ativos

Com todas as informações devidamente inventariadas, explore este universo de dados para gerar relatórios de uso e desempenho necessários para decisões assertivas que melhoram a produtividade e reduzem custos da empresa. Os dados e uma gestão unificada podem prevenir problemas futuros. Não há previsibilidade. Extraia informações a partir do cruzamento de dados, como por exemplo quantos computadores estão com o prazo de garantia para vencer nos próximos seis meses, quantos utilizam aquele software vital para o dia a dia que precisará ter sua licença renovada até o final do ano, quais estão utilizando quase a capacidade máxima. Assim, é possível prever os investimentos necessários a curto, médio e longo prazo, cortar gastos desnecessários e melhorar a performance dos ativos.

Importante ressaltar que um inventário completo que retrate fielmente a realidade não gera custos adicionais a quem já possui as ferramentas para gerenciar a rede e é o que vai determinar se o investimento em gestão vai valer a pena.

Inventário eficiente, gestão de TI eficiente

A gestão de ativos de TI precisa ser baseada em indicadores consistentes

 

Ilustração: http://www.turntopage84.com/microsoft.html